VvE zelf beheren, ook wel zelfbeheer of eigen beheer genoemd: steeds meer kleine VvE’s zeggen hun beheerder op en regelen het beheer zelf. Dat scheelt geld en je weet precies wat er in je gebouw gebeurt. Maar zelfbeheer gaat alleen goed als de basis op orde is. Deze gids zet op een rij wat je moet regelen, wat de wet vraagt en hoe je de overstap maakt.
Wat is VvE-zelfbeheer (eigen beheer)?
Bij zelfbeheer doet het bestuur van de VvE het werk dat anders bij een beheerder ligt. Dat is niet hetzelfde als alles alleen doen: je kunt onderdelen uitbesteden, zoals de boekhouding of het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan. Het verschil is dat de VvE zelf de regie houdt en zelf kiest met welke vakmensen ze werkt.
Wat de wet van iedere VvE vraagt
Ook zonder beheerder gelden dezelfde regels. De belangrijkste:
- Inschrijving bij de KvK. Een VvE moet ingeschreven staan in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, met de actuele bestuurders.
- Een reservefonds. Sinds 2018 moet een VvE met woningen jaarlijks genoeg reserveren voor groot onderhoud: op basis van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP), of minimaal 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw. De vergadering kan met minstens 80% van de stemmen besluiten om niet te reserveren.
- Een geldig MJOP, als je daarop spaart. Het plan mag dan niet ouder zijn dan vijf jaar en moet minimaal tien jaar vooruitkijken, met een kostenraming per jaar.
- De regels uit je splitsingsreglement. Daarin staat onder meer hoe vaak de vergadering bijeenkomt (meestal minstens één keer per jaar), hoe besluiten worden genomen en dat het gebouw verzekerd moet zijn.
Welke verantwoordelijkheden het bestuur daarmee draagt en waar het in de praktijk vaak misgaat, lees je in VvE in eigen beheer: verantwoordelijkheden en uitdagingen. Meer over het reservefonds en het MJOP staat in de kennisbank.
Taken verdelen binnen het bestuur
In een klein gebouw is het bestuur vaak één tot drie mensen. Werk met vaste rollen, dan weet iedereen bij wie hij moet zijn:
| Rol | Doet onder meer |
|---|---|
| Voorzitter | Vergadering voorbereiden en leiden, aanspreekpunt naar buiten, KvK-inschrijving actueel houden |
| Penningmeester | Bijdragen innen, rekeningen betalen, begroting en jaarrekening opstellen, reservefonds bewaken |
| Technisch bestuurslid | Vaste leveranciers kiezen, meldingen opvolgen, jaarlijkse rondgang door het gebouw, MJOP bijhouden |
Met VvE Net verschuift het technisch beheer van bellen en mailen naar meekijken: meldingen gaan vanzelf naar de juiste vakman en het bestuur grijpt alleen in waar dat nodig is.
Kosten: VvE-beheer uitbesteden of zelf doen
Een professionele beheerder rekent voor regulier beheer meestal tussen de € 125 en € 300 per appartement per jaar, inclusief btw. Kleine VvE’s betalen vaak een minimumbedrag voor de hele vereniging, waardoor de kosten per appartement flink hoger uitvallen. Daarbovenop komen uurtarieven voor extra werk, zoals een buitengewone vergadering of de begeleiding van groot onderhoud. Bij een klein gebouw drukken die vaste kosten zwaar op de begroting. Vergelijk daarom je huidige beheerkosten met wat je bij zelfbeheer overhoudt: een online portaal, eventueel een boekhouder voor de jaarrekening, en de tijd die het bestuur erin steekt.
Het geld dat je bespaart kun je direct gebruiken voor het reservefonds. Juist kleine VvE’s halen hun spaardoel vaak niet. Op de pagina tarieven reken je uit wat VvE Net kost en zie je de vergelijking met een beheerder.
Je VvE-beheerder opzeggen en overstappen
- Lees het beheercontract. Let op de opzegtermijn en wat de beheerder bij vertrek moet overdragen.
- Neem een besluit in de vergadering. Zet het opzeggen van de beheerder en de nieuwe taakverdeling op de agenda, en leg het besluit vast in de notulen.
- Regel de overdracht. Vraag om de ledenlijst, contracten, polissen, het MJOP, de laatste jaarstukken, notulen en lopende onderhoudsafspraken.
- Neem de bankrekening over. Zorg dat twee bestuursleden toegang hebben en dat betalingen door een tweede persoon worden gecontroleerd.
- Kies je vaste leveranciers. Vaak kun je de partijen houden waar de beheerder al mee werkte. Zet ze per onderwerp in VvE Net.
- Nodig de eigenaren uit. Iedereen krijgt een account en weet vanaf dag één waar hij onderhoud meldt.
Zelfbeheer bij een kleine VvE of boven- en benedenwoning
Ook een VvE met twee of drie appartementen, zoals een benedenwoning met een of twee bovenwoningen, is een volwaardige VvE. Dezelfde regels gelden: inschrijving bij de KvK, een reservefonds en een vergadering. In de praktijk merk je dat vaak pas bij verkoop of bij een lekkend dak. Is jullie VvE in slaap gevallen, begin dan met een vergadering: kies een bestuur, open een rekening op naam van de VvE en spreek af hoeveel jullie sparen.
Wanneer zelfbeheer niet verstandig is
Zelfbeheer werkt als er een paar eigenaren zijn die tijd en zin hebben om het te doen. Staat er een grote renovatie op stapel, is er onenigheid tussen eigenaren of staat de kas er slecht voor, dan kan tijdelijke professionele hulp verstandig zijn. Dat hoeft geen volledig beheercontract te zijn: je kunt ook een adviseur inhuren voor één project.