Een VvE in eigen beheer bespaart geld en houdt de regie dicht bij huis. Maar zonder beheerder ligt alle verantwoordelijkheid bij het bestuur en de ledenvergadering. Daarom lees je hier wie waarvoor zorgt en welke plichten altijd gelden. Ook zie je waar eigen beheer in de praktijk het vaakst vastloopt.
Wie is waarvoor verantwoordelijk bij eigen beheer?
| Wie | Verantwoordelijk voor |
|---|---|
| Ledenvergadering | De grote besluiten, zoals de begroting, de jaarrekening, de bijdragen en het reservefonds. Ook groot onderhoud, het MJOP en de keuze van het bestuur |
| Bestuur | Het dagelijks beheer, zoals besluiten uitvoeren, de geldzaken bijhouden, onderhoud regelen en de vergadering voorbereiden |
| Kascommissie | De cijfers van het bestuur controleren en daarna verslag doen aan de vergadering, als jullie daarvoor kiezen |
| Iedere eigenaar | De bijdrage betalen en het eigen appartement onderhouden. Ook schade aan gedeelde delen melden en zich aan het reglement houden |
Wat de wet bij eigen beheer altijd vraagt
De regels staan in Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek. Ook jullie eigen reglement telt mee. Dit geldt altijd:
- Inschrijving bij de KvK, met de actuele bestuurders. Zonder actuele inschrijving kun je bijvoorbeeld geen rekening openen.
- Een rekening op naam van de VvE. Het reservefonds staat dus nooit op de rekening van een eigenaar. De bank kan wel een UBO-verklaring vragen, maar inschrijving in het UBO-register is niet nodig.
- Een reservefonds op basis van een MJOP, of minimaal 0,5% van de herbouwwaarde per jaar. Alleen met 80% van de stemmen kan de vergadering anders besluiten.
- De afspraken uit de splitsingsakte en het reglement, zoals hoe vaak de vergadering bijeenkomt en hoe zij besluit. Ook staat erin welke verzekeringen de VvE afsluit, meestal in elk geval een opstalverzekering.
- Vastleggen wat er besloten is. Houd notulen en een besluitenlijst bij, zodat ook nieuwe eigenaren en kopers kunnen zien wat er is afgesproken.
Wat het bestuur bij eigen beheer doet
- Geld: bijdragen innen en rekeningen betalen. Daarnaast de begroting en jaarrekening maken en het reservefonds bewaken.
- Onderhoud: meldingen opvolgen en vaste vakmensen kiezen. Daarna groot onderhoud plannen volgens het MJOP.
- Verzekering en schade: de polis actueel houden en schade melden. Laat ook de herbouwwaarde af en toe controleren.
- Administratie: de ledenlijst, contracten, polissen, notulen en de KvK-inschrijving bijhouden.
- Communicatie: eigenaren informeren en de vergadering leiden. Bovendien nieuwe eigenaren wegwijs maken na een verkoop.
De grootste uitdagingen bij eigen beheer
Alles hangt aan één persoon
In kleine VvE’s doet vaak één eigenaar alles. Als die verhuist of ziek is, weet niemand meer waar de polis ligt. Oplossing: kies daarom minstens twee bestuursleden of een vaste vervanger. Bewaar bovendien alle stukken en contactgegevens op één gedeelde plek.
Geld en vertrouwen
Wie de rekening beheert, krijgt vroeg of laat vragen van medebewoners. Oplossing: laat grote betalingen door twee mensen goedkeuren. Laat ook elk jaar een andere eigenaar meekijken, en deel de jaarcijfers met iedereen.
Onderhoud dat blijft liggen
Zonder beheerder die eraan herinnert, schuift groot onderhoud makkelijk op. Daardoor wordt het vaak te laat en te duur. Oplossing: werk met een MJOP en loop één keer per jaar samen door het gebouw. Houd verder bij welke vakman wat heeft gedaan.
Besluiten nemen als buren
Bij een paar eigenaren voelt een formele vergadering overdreven, maar zonder geldig besluit kan een eigenaar weigeren mee te betalen. Oplossing: zet onderwerpen op de agenda en volg de regels voor oproepen en stemmen. Leg daarna elk besluit vast in de notulen.
Spoed buiten kantoortijd
Een beheerder heeft vaak een calamiteitendienst, maar bij eigen beheer regel je dat zelf. Oplossing: spreek met jullie vakmensen af wie buiten kantoortijd komt, bijvoorbeeld bij lekkage. Zet dat noodnummer ook zichtbaar voor alle eigenaren.
Kennis van de regels
Het splitsingsreglement is een juridisch stuk, en elke VvE heeft andere afspraken. Oplossing: lees het reglement daarom één keer samen door en noteer de belangrijkste afspraken. Twijfel je over een zwaar besluit, zoals een grote renovatie of een lening, vraag dan advies voordat je stemt.
Aansprakelijkheid van het bestuur
Een bestuurder handelt namens de VvE. Maar wie zijn taak ernstig verwaarloost, kan daarvoor aansprakelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan geld uitgeven zonder besluit. Oplossing: werk binnen de besluiten van de vergadering en leg afspraken vast. Overweeg ook een verzekering voor bestuurders.
Wat eraan komt
Het kabinet wil onderhoud en verduurzaming van VvE’s versnellen. Volgens een wetsvoorstel is voor die besluiten straks een gewone meerderheid genoeg. Ook gaat het MJOP 30 jaar vooruitkijken in plaats van 10. Bovendien krijgt het een verplichte paragraaf over duurzaamheid. Dit is echter nog geen wet: de consultatie liep tot 20 september 2026 en er is nog geen ingangsdatum.
Checklist voor eigen beheer
- KvK-inschrijving met de actuele bestuurders
- Rekening op naam van de VvE, met twee mensen die toegang hebben
- Reservefonds volgens MJOP of 0,5% van de herbouwwaarde
- Opstalverzekering met een actuele herbouwwaarde
- Minstens één ledenvergadering per jaar, met notulen
- Vaste vakmensen per onderwerp en een noodnummer
- Alle documenten op één plek die alle eigenaren kunnen inzien
Hoe VvE Net helpt bij eigen beheer
VvE Net neemt het doorgeefwerk van eigen beheer over. Meldingen gaan direct naar de vaste vakman, terwijl het bestuur alles ziet wat openstaat. Eigenaren volgen zelf de status. Bovendien staan reglementen, notulen en het MJOP op één plek. Zo hangt het niet meer aan één persoon, en is de overdracht aan een nieuw bestuurslid eenvoudig.
Vragen over eigen beheer
Is een bestuurder persoonlijk aansprakelijk?
In de regel handelt het bestuur namens de VvE, en dus is de VvE aansprakelijk. Maar bij een ernstig verwijt kan een bestuurder ook zelf aansprakelijk zijn, bijvoorbeeld bij uitgaven zonder besluit. Neem daarom bij twijfel juridisch advies.
Mag het bestuur uit één persoon bestaan?
Dat hangt af van jullie splitsingsreglement, maar vaak mag het. Verstandig is het echter niet. Met twee bestuursleden blijft de VvE namelijk werken als iemand uitvalt. Bovendien kan een tweede persoon dan de betalingen controleren.
Heeft een kleine VvE een kascommissie nodig?
Veel splitsingsreglementen schrijven controle van de financiën voor. Staat het er niet in? Laat dan toch elk jaar een andere eigenaar de cijfers controleren, voordat de vergadering de jaarrekening goedkeurt.