Onderhoud melden gaat bij VvE Net zonder telefoontjes en zonder briefjes in de hal. Het portaal kent drie soorten gebruikers: eigenaren, het bestuur en de vaste leveranciers. Hieronder lees je daarom per groep wat ze zien en doen.
Onderhoud melden als eigenaar
- Je krijgt eerst een uitnodiging van het bestuur en kiest zelf een wachtwoord.
- Na het inloggen zie je de mededelingen van het bestuur, het noodnummer en je eigen meldingen.
- Is er een probleem in de gedeelde delen? Kies dan het onderwerp en beschrijf wat er aan de hand is. Voeg eventueel ook foto’s toe.
- Daarna krijg je een bevestiging met de naam van de vakman die het oppakt. Bovendien krijg je een e-mail bij elke nieuwe status.
Problemen binnen je eigen appartement horen overigens niet bij de VvE, zoals een kapotte kraan in de keuken. Die regel je dus zelf.
Voor het bestuur
- Leg eerst per onderwerp een vaste leverancier vast, met naam, e-mailadres en telefoonnummer.
- Voeg daarna de eigenaren toe. Ze krijgen automatisch een uitnodiging.
- Volg alle meldingen in het bestuurspaneel. Je kunt bijvoorbeeld de status aanpassen of een melding doorsturen.
- Zet ook documenten klaar voor alle eigenaren, en plaats een mededeling op hun startpagina.
Zo hoeft het bestuur niet meer zelf te bellen. Het kijkt alleen mee, want elke melding gaat direct naar de juiste vakman.
Voor leveranciers
De vakman hoeft niets te installeren en ook geen account aan te maken. Hij krijgt namelijk een e-mail met het adres, de plek in het gebouw en de omschrijving. Ook de foto’s en het telefoonnummer van de melder staan erin. Met één knop bevestigt hij de opdracht. Met een tweede knop meldt hij daarna dat het werk klaar is. Bovendien staat in de e-mail op welke naam de factuur moet.
Spoed: onderhoud melden buiten kantoortijd
Eigenaren kunnen een melding als spoed markeren. De leverancier en het bestuur zien dat dan meteen in het onderwerp van de e-mail. Het noodnummer van de VvE staat bovendien op de startpagina van iedere eigenaar. Maar bij brand, gaslucht of direct gevaar bel je altijd eerst 112.
Waarom online onderhoud melden beter werkt
In een klein gebouw gaat een melding vaak via de buren of via één bestuurslid. Daardoor raakt er snel iets kwijt, of weet niemand wie de vakman al heeft gebeld. Met online onderhoud melden staat alles op één plek. De eigenaar ziet zelf de status, terwijl het bestuur ziet wat er nog openstaat. Zo blijft er minder liggen.